03 junio, 2009

CRÓNICA DE UN “SARAO”

Parece mentira que tanto trabajo quepa en una mañana pero así es…

No recuerdo como empezó todo, creo que había un café de por medio y dos palentinos “exiliados”. Lo del palentino emigrante es muy común, estamos por todas partes menos en nuestra tierra, no porque no nos guste, que nos gusta y mucho, sino porque como tantas otras ciudades crepusculares, no hay mucho donde rascar.

Pues lo dicho, estaba con Álvaro, amigo y colega gremial (si lo de la moda puede considerarse un gremio y no una jungla de representantes, periodistas, comerciantes, costureras, gestores, modelos y advenedizos) tomando un tentempié y divagando sobre las muchas escuelas de moda que han surgido en Castilla, sobre la falta de enfoque comercial de los diseñadores que empiezan, y de los que no empiezan, cuando se nos ocurrió organizar un congreso sobre moda.

Ese fue el germen; y de congreso pasó a jornada y de Valladolid a Burgos y de ser dos pasamos a tres, multitud, porque al quinto café nos dimos cuenta de que nos hacía falta una agencia de eventos que nos proporcionase un gabinete de prensa, una secretaría técnica, una página web, una imagen corporativa…y una amiga, así que llamamos a Laura de Global View Events (irónicamente especializada en el anti-glamour, congresos médicos de laxantes de 2000 asistentes).

La lista de tareas para organizar una mañana de ponencias es interminable, con ello no pretendo desanimaros, sólo preveniros.

Lo primero: definir y conseguir contenido, público, imagen y financiación:
El contenido iba a girar en torno a la marca:

“La moda del siglo XX se ha edificado sobre el concepto de MARCA; todopoderosos vocablos globales que gobiernan el imperio de lo intangible.”

El público está inexorablemente ligado al contenido, así que en lugar de teorizar, queríamos un equilibrio entre la inspiración y el pragmatismo para poder abrirnos a un espectro de empresarios, diseñadores emergentes y estudiantes.

La estética del evento debía ser actual, potenciando lo rompedor y lo tecnológico. Para ello decidimos realizar la suscripción online, crear un microsite con toda la información e incluso un grupo en Facebook.

Siguiente paso: esta visión (contenido, público e imagen) tuvimos que:
o comunicarla al equipo creativo para desarrollar la imagen del evento (público, metas, ideas principales).
o compartirla con los ponentes .
o venderla a los potenciales clientes, patrocinadores y a la audiencia.

Finalmente conseguimos el apoyo de ADE internacional, responsable del desarrollo empresarial de Castilla y León.

El tiempo es un factor fundamental y aunque la idea se fuese cociendo a lo largo de seis meses, sólo contamos con algo más de un mes para la promoción y confirmación de ponentes.

Durante los meses anteriores se elaboró una base de datos con medios escritos, blogs, empresas textiles, asociaciones, cámaras de comercio y escuelas de diseño; se contrató el servicio de azafatas, se organizaron los viajes de los ponentes, se elaboró el microsite, se realizaron dos mailing masivos a través de una empresa de CRM, se diseñaron e imprimieron las acreditaciones, las encuestas de satisfacción, los programas de mano, los pósters…

El día el evento, todo pasa muy deprisa y no te das cuenta de nada… el momento del análisis llega después, en casa, con calma. Pero el trabajo no termina al concluir la Jornada, termina cuando sabes que los ponentes han llegado a casa sanos y salvos, termina cuando el cliente recibe su informe con el balance final, con lo que ha ido y bien y lo que no tan bien. Y como en una buena ceremonia de premios, termina, cuando se dan las gracias a la gente que lo ha hecho posible. A veces basta con un “gracias,” otras con un “te debo una”.


Creo que las ponencias fueron muy interesantes pero sólo me atrevo a decir “creo” porque una se pasa con los nervios a flor de piel todo el día, pendiente de los asistentes, los amigos, los ponentes, los videos, los reporteros, las azafatas que llegan tarde…


Disfrutarlo lo que se dice disfrutarlo, no se disfruta. Uno ve todos los fallos que los asistentes, con una poco de suerte, no perciben y los apunta con la esperanza de que haya una segunda oportunidad para enmendarlos.

Como anécdota del día, os puedo contar que el coche de Covadonga llegó puntal, sin embargo, los periodistas se impacientaban y cuando entró al palacio de congresos un círculo de ellos la esperaba alcachofa en mano. La recibí y tras las preguntas de rigor sobre el viaje, el tiempo, y con la ilusión de quien recibe a su mentora, estrenando flequillo, sonrisa, zapatos y proyecto, la acompañé a que se refrescara y esperé pacientemente a que atendiese a los medios. Tras marearla con un chat virtual y varias entrevistas, Covadonga consiguió por fin incorporarse al patio de butacas.


El día terminó con una comida distendida alrededor de una mesa literalmente redonda, en la que moda, arquitectura y arte fueron la diana. En el salón, junto a nosotros, 150 importadores y periodistas venidos de todos los rincones del planeta para la feria comercial que se organiza esos días en torno a la Semana de la Moda de Castilla y León. Sentados a la mesa y en este orden, Álvaro Sanz (mi otra mitad en las jornadas), Javier Plazas (coolhunter y colaborador en varios medios), Patricia González (de la guía de moda online del grupo Prisa y coordinadora del curso de periodismo de moda de la Universidad Politécnica), Carlos Aires (Director de Marketing Jazz), Silvia Ortiz (Co-directora de la Galería de Arte Travesía Cuatro), Covadonga 0’Shea (Presidenta de ISEM Fashion Business School), Mercedes Rodríguez (directora del MBA en Empresas de Moda de ISEM), Joaquín Vaquero (arquitecto) y servidora (por fin más relajada aunque exhausta).


María Giraldo EMBA 2003-2004